Proses pendaftaran untuk jenjang S3/doctoral memiliki sebuah keunikan tersendiri dibanding saat sarjana S1 atau pascasarjana S2. Pada saat S3 mencari supervisor penelitian yang sebidang dan memiliki arah penelitian yang sama adalah yang paling penting.
Pencarian dilakukan melalui email yang baisanya tertera di bagian profil dari pengajar, khususnya di kampus UK profil mengajar berisi data yang cukup lengkap dan update mulai dari kontak, publikasi, preferensi penelitian, hingga terkadang ada pula yang mencantumkan berapa jumlah mahasiswa yang mash menjadi bimbingannya hingga waktu tekini.
Sebelum saya melakukan submit dokumen application secara formal ke Newcastle University saya menghubungi Prof Klaus Schoefer sebagai calon supervisor saya, dan beliau menanggapi positif terkait minat saya di bidang Consumer Behaviour. Selanjutnya Prof Klaus Schoefer meminta untuk melakukan pertemuan melalui zoom meeting semacam perkenalan dan menentukan arah dari penelitian saya. Interview atau ngobrol awal dengan Profesor atau calon supervisor ini merupakan hal yang sangat krusial Ketika akan melanjutkan studi doctoral karena dari sinilah kita memulai hubungan awal dengan calon supervisor dan menentukan apakah kita dapat saling cocok sebagai supervisor dan mahasiswa bimbingannya.
Pada sesi inilah biasanya kita dan calon supervisor saling mengutarakan minat dalam hal penelitian dan bagaimana proses perkuliahan doctoral yang mayoritas adalah riset akan dilakukan, selain itu biasanya ada semacam beberapa agreement atau standar yang harus kita penuhi dengan supervisor agar studi dapat dilakukan dengan lancar.
Setelah mendapatkan titik temu maka calon supervisor akan berdiskusi dengan research team-nya yang berada di universitas untuk dapat menentukan apakah kita cocok untuk masuk sebagai anggota tim riset nya. Biasanya kita menunggu kabar dari calon supervisor apakah mereka setuju atau tidak dengan kualifikasi kita, apabila mereka setuju maka kita akan diberi kabar untuk melanjutkan pendaftaran secara formal melalui website universitas.
Pada kesempatan ini saya mendapatkan respon positif dari supervisor yakni Prof Klaus Schoefer dan Dr Shamsi Bahar sebagai co-supervisor saya. Dengan sponsor yang saya miliki untuk melanjutkan studi yakni beasiswa LPDP saya mulai melakukan pendaftaran secara formal melalui website Newcastle University.
Pada tahap admission ini, kita memulainya dengan pengisian profil data probadi kita lalu dilanjutkan dengan pemilihan course dan program yang kita inginkan. Dilanjutkan dengan mengisi beberapa pertanyaan terkait dengan kependudukan (dikarenakan mahasiswa internasional) seperti paspor, lalu juga kita mengupload ijazah serta transkrip kita sebagai bukti telah menyelesaikan program bachelor dan master degree sebagai dokumen penunjang.
Tidak kalah pentingnya juga dokumen CV dan kualifikasi Bahasa (IELTS) juga diupload sebagai bukti bahwa kita memenuhi syarat dalam pendaftaran. Program studi doctoral mengharuskan kita untuk memiliki dua surat referensi, ini bisa berasal dari pembimbing kita saat kuliah dahulu maupun atasan saat bekerja (apabila kita dari dari jalur karir akan tetapi lebih diutamakan surat referensi berasal dari akademisi).
Universitas juga biasanya akan memberikan pertanyaan terkait funding atau pendanaan, apakah kita memiliki sponsor atau akan mendanai kuliah secara pribadi. Saya memiliki sponsor beasiswa yakni LPDP sehingga pada bagian ini saya mengupload LoS atau Letter of Sponsorship sebagai surat penjamin bahwa saya akan didanai, surat ini saya dapatkan dari LPDP (biasanya LoS akan dikeluarkan pihak sponsor untuk kebutuhan pendaftaran). Saat mendaftar juga ada pilihan untuk dapt mengisi nama calon supervisor atau supervisor yang dituju, pada bagian ini kita harus mengisi nama supervisor yang telah kita hubungi dan telah setuju untuk menjadi supervisor kita selama menjalani program doctoral.
Setelah selesai mengisi data dan upload dokumen-dokumen terkait pendaftaran maka semua dokumen itu kita submit, setelah itu kita menunggu proses seleksi dilakukan. Keputusan bahwa kita lolos seleksi atau tidak biasanya diumumkan setelah 4-6 minggu setelah ktia melakukan submit. Apabila dinyatakan lolos maka pihak kampus akan mengeluarkan surat yakni LoA (Letter of Acceptance), ada dua macam LoA yakni Conditional (lulus tetapi memiliki syarat yang harus dipenuhi sebelum diterima menjadi mahasiswa di kampus tersebut) dan Unconditional (sudah diterima dan semua syaratnya memenuhi).
Saya langsung mendapatkan LoA unconditional dari pihak kampus Newcastle University. Setelah diterbitkan Lo Akita juga harus merespon dengan menerima penawaran tersebut sebagai full time PhD student (offer) atau melakukan penundaan (defer) ke semester berikutnya. Saya menerima offer tersebut, selanjutnya pihak kampus akan mengeluarkan dokumen yakni COP (Confirmation of Place). Setelah mendapatkan CoP, pihak Newcastle akan meminta konfirmasi data terkait untuk keberangkatan seperti nama lengkap dan nomer paspor yang digunakan untuk memberikan kita dokumen pendukung yakni Certificate of Acceptance of Studies (CAS) untuk mendukung aplikasi visa kita dalam persiapan keberangkatan ke UK sebagai student (Visa Student). Untuk aplikasi ke halaman resmi Newcastle University sudah selesai dan selanjutnya kita mulai untuk mengurus visa dan dokumen lainnya.
Program Studi : PhD Newcastle University Business School (full time) di Newcastle University Business School (NUBS)
Bidang studi: Marketing, Topik Utama Penelitian: Consumer Behaviour
Supervisor: Prof Klaus Schoefer
Co-Supervisor: Dr Varqa Shamsi Bahar
Sumber: I Putu Ajie Windu Kertayoga, S.E., M.S.M
